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E-mailの嵐の中で 

images[1] カットはThe Good誌から

平均的アメリカのビジネス・マン、ウーマンは、一日の半分はE-mail交信に使っている。会社のLANSなどで自分宛に入ってくるメールを読み、対応するのは、最初の内こそ、これぞ、忙しいビジネス・パーソンの極意、と、思われた時代もあった。私自身、メールの多さを話合って、正直それが人気ランキングでもあるような気がしていた時期もある。

だが、これだけE-mailが飛び交い、退職後も、ジャンクを入れれば普通一日に100に近いメールが入ってくるという現実の中で、この交信方法が今も妥当なのか、一度見なおしてみてはどうだろう、という尤もな記事が出たのは、7月20日、CPCUのサイトであった。

著者の、今を生き抜くAmy Buckner Chowdhryさんは、AnswerLabというサン・フランシスコのIT関連会社のCEOで、共同設立者である。2011年には、アーネスト&ヤングの女性企業家賞を得ている。

以下は彼女の指南するEmailをビジネスで使う場合の7つの法則:( )内は、ブログ主の余計な一言である。

1. Emailが正しい交信手段であるのかどうか見極める。
総ての交信手段がEmailで出来るとは限らない。Emailで伝達できることもあるだろうが、実際に電話で話すとか、対面で直接話すべきこともある。今日限りで、なんでもEmailというのは辞めると全社的に通達し、Email万能は辞めよう。
先ず、Emailで議論をするのは止める。主張したいポイントを作成し、それを基にメールのやり取りで対話をするより、実際に会って話をする方が時間を取られないことがある。
(これは私自身、アンダーライターとのやり取りで学んだことでもある。アンダーライターは、責任を取りたがらない人種だ(例外はあるが)と判ったのも、Emailでのやり取りだ。)

2.送ったメールを読む人の身になる
多くのEmail回答は、最初に送った人のメールの確認か追認、或いは追加の質問で、この場合は、永遠にEmailのやり取りで終始し、解決がつかない。この回答の連鎖は、最初にEmailを受け取る人の立場に立って、彼・彼女が必要としている点への回答となるメッセージにすることで解決出来る。送付ボタンを押す前に、一寸考えてみよう、必要な情報は全て出しただろうか?私のメッセージは正しく相手に伝わるだろうか?次のステップは明らかだろうか?と。(真面目にこう考える人は、既にEmailを諦めているだろうが。)

3.質問が来ることを覚悟する
無駄なEmailを減らすには、Emailを受け取る側の印象を予想し、こちらの送ったEmailに対し、次にどんな質問が来るかを予測し準備することである。例えば、「本日の予算会議はキャンセルです。」という短いメールの場合は、読む側は、何故か?次回は何時か?と考える。読み手の反応を予測し、その回答を用意することだ。(それが判る位なら、何故最初に言わない?)

4.重要な情報はヘッドライン、「至急マーク」などで送る
多くのEmailの受取人は、「読まない」。現在の情報が飛び交う社会では、ハイライトのある情報を先に読む。恐らくお気づきだろうが、多くのメジャーなウェブの情報誌は、ヘッドライン、見出し、太文字、等を使って読者の注意を引きつけている。Emailも同じだ。重要なポイントや必要な対応が文書の合間に埋もれているようなメールは送るべきではない。(だが、同時に、今はどのメールも派手な見出しを付けるので、!マーク以外は効き目がないかもしれない。また、!マークも、こちらの都合よりも送り主の都合の場合が多いので、ビジネスマン・ウーマンには効き目はないかもしれない。だが、相手が何を重要視しているかのヒントにはなる。)

5.規格版を作って、時間を稼ぐ
従業員、顧客、同僚宛のEmailは、同じ性格のものであることが多い。毎回、最初から作るよりも、重要な事項や、通達などに使われるデザインを取っておくことだ。例えば、私の会社では、調査員は、通常の顧客状況については、同じデザインを使う。私は毎月のニュースレターとか、同僚間の紹介などには決まったテンプレートを使う。(最近は、テンプレートを見ただけで消す人もいる。)

6.通達の送付先を絞る
関係のないメッセージは開かずに置かれるか、逆にマイナス・イメージとなる。送付先は、注意深く決めるべきだ。受け取り側は、本当にその情報を必要としているのだろうか?只機械的に送っているのだろうか?(送る側が誰に読んで欲しいか明確に認識している場合のみ当てはまる。)

7.Emailの優先順を選択する
Emailは何時、どれ位の頻度で貰いたいか、等。それを全社に徹底させる。あるプロジェクトのリーダーとなった場合は、全てのEmailでCC対象にならないように。チーム全員に何時CCとすべきかを徹底させる。同時に、同僚、部下にもどのようにCCとすべきかを徹底する。(これも言うは易く、行うは難し。部下の一人や二人を犠牲にする覚悟がなければ。。。)

如何に現在のビジネス社会でEmailが大きな部分を占めているかの裏情報である。
現役の皆様には、Good Luck!

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